Información de Protección de datos para el alumnado en el ámbito de la gestión académica

Información Adicional sobre Protección de Datos

1. ¿Quién es el responsable del tratamiento de sus datos?

   UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA

   Q3518001G.

   Calle Juan de Quesada, 30, 35001 Las Palmas de Gran Canaria, Las Palmas. España.

   Correo-e: organizacion@ulpgc.es

2. ¿Cómo puedo contactar con el Delegado de Protección de Datos?

   Puede contactar con el Delegado de Protección de Datos en la siguiente dirección de correo-e: dpd@ulpgc.es

3. ¿Qué datos son tratados y cómo han sido obtenidos los datos del alumno/ de la alumna?

   Los datos personales tratados son los aportados por el alumnado a través del formulario de inscripción para realizar la preinscripción y la matrícula, así como los obtenidos a lo largo de la relación con la ULPGC.

   Los datos que el alumnado tendrá que facilitar de forma obligatoria para todo lo relacionado con la gestión universitaria serán nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, número/s de teléfono, dirección postal, dirección electrónica, así como el número de cuenta necesarios para la gestión de la relación con la ULPGC.

   El correo electrónico facilitado será utilizado conjuntamente con el correo institucional por el Servicio de Gestión Académica y Extensión Universitaria, la Unidad de Posgrado y Doctorado y las áreas académicas de las administraciones de edificio que gestionan la titulación en la que se matricula para comunicarse con la persona interesada para cuestiones académico-administrativas y de gestión con el alumnado durante la vigencia de la relación.

   Por otro lado, se obtendrán datos de categoría especial relativos a las circunstancias personales del alumnado, siempre que la persona interesada lo aporte voluntariamente, tales como datos de salud, violencia de género o terrorismo, etc. También se solicitan otros datos relativos al número de hermanos,  hijos -en caso de tenerlos-, si el alumnado o sus progenitores/as están empleados/as, etc. La aportación de estos datos será voluntaria, salvo que sean indispensables para el mantenimiento de la relación con la ULPGC.

   En el caso de que en el formulario o en la documentación aportada se incluyan datos de carácter personal de otras personas físicas distintas al alumnado, éste deberá, con carácter previo a su inclusión, informarles de los extremos contenidos en los párrafos siguientes y proporcionar un documento a la ULPGC con el consentimiento expreso de los titulares de los datos para su tratamiento por parte de ésta, acompañado de una copia del documento identificativo, según normativa vigente en protección de datos.

   El alumnado garantiza que los datos proporcionados son auténticos y veraces, solicitándole que nos comunique a la mayor brevedad posible cualquier modificación. En caso contrario, la ULPGC entenderá como exactos los que haya facilitado previamente.

   Para actualizar sus datos personales también podrá ejercer su derecho de rectificación ante la ULPGC, indicando los datos que desea rectificar y los datos actualizados, así como, en su caso, aportando la documentación oportuna que acredite la rectificación solicitada, si ésta resulta necesaria.

4. ¿Cuáles son las finalidades para las que la ULPGC utilizará sus datos?

   Sus datos serán utilizados por la ULPGC, en concreto para las finalidades detalladas a continuación:

   • • Gestión académica y de alumnado: Se creará un expediente con los datos personales y académicos aportados por el alumnado, así como los obtenidos a lo largo de la relación educativa con la ULPGC. Los mismos serán utilizados para, entre otras, las siguientes gestiones:

       • formalización de la matrícula y todas las gestiones con ella relacionadas

       • tramitación de un seguro escolar en los casos que proceda

       • emisión del carnet/tarjeta universitario/a

       • difusión y gestión de talleres formativos y educativos

       • gestión de prácticas externas

       • bolsas de ayuda al estudio

       • acceso a las instalaciones de la ULPGC y utilización de los recursos de la institución

       • resto de la actividad académica de la ULPGC

   Todo ello mientras se encuentre vigente la relación con la ULPGC.

   Asimismo, y respecto a los datos de categoría especial, estos se recogen a los efectos de acreditar los beneficios en el pago de la matrícula universitaria, de conformidad con lo dispuesto en el decreto anual de precios públicos de la Comunidad Autónoma de Canarias, por el cual, se podrán beneficiar estudiantes que:

   • • tengan reconocido un grado de discapacidad igual o superior al 33%

     • sean víctimas de violencia de género

     • sean víctimas de terrorismo

     • estén integrado en una familia numerosa

     • -cualquier otra exención, reducción o bonificación que pudiera establecerse y que requiera de la declaración de alguna condición de esta categoría

     • Gestión de usuarios de las plataformas y servicios informáticos de la ULPGC: Se creará un perfil de usuario al alumnado con los datos aportados para poder acceder a las diferentes plataformas que ofrece la ULPGC, como puede ser el campus virtual, biblioteca o cursos online, entre otros. Para la resolución de incidencias que puedan surgir durante la relación contractual con el alumnado. Asimismo, se utilizarán para realizar un seguimiento y control para verificar la seguridad de las tecnologías empleadas en la ULPGC.

     • Fines informativos y de difusión: Los datos de contacto del alumno serán utilizados para la remisión de información propia de ULPGC de interés para el alumnado y necesaria para el cumplimiento de los fines propios de la ULPGC

     • Fines estadísticos: Los datos personales del alumnado, incluidos aquellos datos de categoría especial, serán empleados con fines estadísticos, y facilitados al Instituto Nacional de Estadística, en virtud del artículo 40 de la Ley 12/1989, de 9 de mayo, de la Función Estadística Pública. Asimismo, también se emplearán los citados datos personales con fines estadísticos elaborados por la propia ULPGC, de conformidad con las garantías establecidas en el artículo 89 de la RGPD.

5. ¿Cuál es la base jurídica que legitima el tratamiento de sus datos por parte de la ULPGC?

   Las bases legales que legitiman el tratamiento de sus datos por parte de la ULPGC son:

   • • La ejecución de un contrato (artículo 6.1.b del RGPD) cuando el tratamiento es efectuado para la inscripción y posterior mantenimiento de la relación con la ULPGC.

     • El cumplimiento de una obligación legal aplicable a la ULPGC (art. 6.1.c del RGPD) conforme a la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, y la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas y/o Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades.

     • El cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos conferidos a la ULPGC en virtud de lo dispuesto en el artículo 2.2.f. de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (en adelante, LOU).

     • El consentimiento para el tratamiento de sus datos personales cuando sea necesario la autorización expresa del alumnado para su tratamiento, así como para el tratamiento de los datos de categorías especiales aportados de manera voluntaria por el alumnado.

6. ¿Cómo se comunica la ULPGC con el alumnado?

   Por parte del Servicio de Gestión Académica y Extensión Universitaria y la Unidad de Posgrado y Doctorado, se comunicarán con el alumnado en el momento de la preinscripción a través del correo electrónico personal, teléfono o dirección postal facilitados por el alumnado en el formulario de inscripción, así como para las consultas posteriores que tenga que realizar dichas Unidades a las personas interesadas hasta la formalización de matrícula, momento en el que se le aportará un correo institucional.

   El Servicio de Gestión Académica y Extensión Universitaria, la Unidad de Posgrado y Doctorado así como las áreas académicas de las administraciones de edificio, podrán continuar comunicándose con el alumnado a través del correo electrónico personal, teléfono y dirección postal cuando así lo considere necesario para cuestiones relacionadas con la gestión académico-administrativa

   El resto de áreas de la ULPGC se comunicará con el alumnado a través del correo institucional que se le facilitará cuando se formalice la matrícula. No obstante, cuando el alumnado inicie un procedimiento mediante la Sede Electrónica, Registro Electrónico o cualquier otro medio telemático, todas las áreas de la ULPGC realizarán las comunicaciones referentes a dicho procedimiento mediante los medios que voluntariamente haya consignado la persona interesada en su solicitud

7. ¿Cómo se tratan en la ULPGC las categorías especiales de datos del alumnado?

   Las categorías especiales de datos del alumnado se tratarán en base al consentimiento expreso de la persona interesada manifestado a través de la aportación de los datos en el formulario, puesto que los mismos se aportarán de manera voluntaria. Serán utilizados única y exclusivamente conforme a las finalidades que se han comunicado en la respectiva cláusula. También se tratarán categorías especiales de datos en los supuestos legitimados en el artículo 9.2. del RGPD.

8. ¿Durante cuánto tiempo conserva la ULPGC los datos del alumnado?

   Los datos serán conservados durante la vigencia de la relación con la ULPGC y una vez finalizada ésta durante los plazos de prescripción legales establecidos en la normativa que resulte de aplicación.

   Una vez que los datos aportados no sean de utilidad se procederá a su debido bloqueo, mientras persistan responsabilidades derivadas de los concretos tratamientos realizados, y se procederá a su ulterior supresión. Ello conforme a los artículos 5.1.e) del RGPD y el artículo 17.1.a) de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales.

   Cuando el tratamiento de los datos se base en el consentimiento de las personas interesadas, los datos serán conservados en tanto éste no revoque su consentimiento. La revocación del consentimiento no afectará a la licitud del tratamiento realizado por parte de la ULPGC con carácter previo a la revocación de este.

9. ¿Quiénes son los destinatarios de los datos del alumnado? ¿A quiénes se comunican los datos?

   Los datos serán tratados por los distintos servicios de la ULPGC, y solo se realizará la cesión a terceros de los datos necesarios para el mantenimiento de la relación del alumnado con la ULPGC. Además serán destinatarios de los datos las administraciones y organismos públicos obligados por ley, así como a los terceros de confianza prestadores de servicio de UNIVERSIDAD DE LAS PALMAS DE GRAN CANARIA, con los que se haya suscrito el preceptivo contrato de encargado del tratamiento de datos de carácter personal.

   Los destinatarios de sus datos serán:

   • • Colaboradores externos con los que la ULPGC haya firmado el correspondiente contrato de prestación de servicios, por ejemplo, asesoramiento jurídico externo, mantenimiento informático, alojamiento en sitios web.

     • Otros/as alumnos/as que, en calidad de interesados/as legítimos/as, puedan acceder a la publicación de notas de las diferentes convocatorias de su respectivo curso académico, de conformidad con lo dispuesto en la Disposición Adicional Vigésima Primera de la Ley Orgánica 4/2007, de 12 de abril, por la que se modifica la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades.

     • Las Tesis Doctorales, en virtud de los artículos 13.3 y 14.5 y 14.6 del Real Decreto 99/2011, de 28 de enero, por el que se regulan las Enseñanzas Oficiales de Doctorado, se publicarán en abierto en el repositorio institucional de la ULPGC y remitirá, en formato electrónico, un ejemplar de la misma así como toda la información complementaria que fuera necesaria al Ministerio de Educación a los efectos oportunos.

     • En circunstancias excepcionales determinadas por la comisión académica del programa, como pueden ser, entre otras, la participación de empresas en el programa o Escuela, la existencia de convenios de confidencialidad con empresas o la posibilidad de generación de patentes que recaigan sobre el contenido de la tesis, las universidades habilitarán procedimientos para desarrollar los apartados 4 y 5 anteriores que aseguren la no publicidad de estos aspectos. Asimismo, los Trabajos Finales de Grado y de Máster también se publicarán, en acceso abierto, en el repositorio institucional de la Universidad, salvo que el/la alumno/a se oponga expresamente, como dispone el artículo 29 del Reglamento General de Trabajo de Fin de Título de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

     • Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias.

     • Ministerio de Educación y Formación Profesional para la gestión de datos del alumnado que opte por las distintas becas que se convoquen.

     • Entidades bancarias para el cobro de las tasas. Asimismo, también se comunicarán a las entidades bancarias sus datos personales con el fin de gestionar los pagos de las matrículas, así como los pagos de los diferentes servicios que el alumnado solicite. Serán destinatarios también la Consejería de Educación, Universidades, Cultura y Deportes del Gobierno de Canarias, así como el Ministerio de Educación y Formación Profesional.

     • Entidades aseguradoras.

     • Asociación Alumni y Consejo de Estudiantes.

     • Instituto Nacional de Estadística.

     • Se cederán datos personales, incluidos aquellos datos de categoría especial, a la Agencia Nacional De Evaluación de la Calidad y Acreditación (ANECA), con fines de mejora de la calidad y seguimiento del resultado de actividad académica de la ULPGC, en virtud de lo establecido en el artículo 32 de la LOU.

     • Universidades internacionales y nacionales cuando el/la alumno/a participe en un programa de movilidad académica.

     • Otras entidades y organismos obligados por Ley.

10. ¿Van a ser objeto de transferencia internacional los datos del alumnado?

    En principio, no están previstas transferencias internacionales de datos.

    No obstante, de acuerdo con el artículo 6.1.b) del RGPD, se hace transferencia de los datos en cumplimiento de un contrato, suscrito por el alumnado y la universidad donde se transferirá para realizar el programa de movilidad académica internacional, y con las previsiones recogidas en los artículos 44 y siguientes del Reglamento General de Protección de Datos, podrán realizarse transferencias internacionales a otras universidades para aquel alumnado que opte por el programa de movilidad académica internacional (por ejemplo ERASMUS)

    Los datos que se transfieran tendrán que contar con ciertas garantías como el permiso explícito de la persona interesada para que se dé esta transferencia de datos.

    No obstante, aunque el responsable de los datos debe contar con el consentimiento del/la titular para que se de esta transferencia en los datos, el responsable tendrá que garantizar que se cumplan las siguientes condiciones:

    • • Que se transmitan a universidades dentro de la UE.

      • En el caso de transferir datos a universidades fuera de los UE, que se incluyan cláusulas específicas de protección de datos con estos países.

      • Que se eviten hacer transferencias de datos a Estados Unidos en virtud de la Sentencia del Tribunal de Justicia de Unión Europea C-311/18, de 16 de julio de 2020, se ha puesto de manifiesto que las transferencias internacionales de datos personales a empresas de Estados Unidos no cumplen con los estándares requeridos conforme al Reglamento General de Protección de Datos.

    Se hará transferencia internacional de los datos de aquellos/as alumnos/as que participen en programas de movilidad académica internacional. Puede obtener más información a través del siguiente enlace: https://internacional.ulpgc.es/movilidad-incoming/estudiantes-incoming/estudia-en-la-ulpgc-incoming/programas-de-movilidad/#1526922883126-6ec5d3ff-f0b2

11. ¿Qué derechos tiene el alumnado en materia de protección de datos?

    El alumnado puede ejercitar ante la ULPGC los derechos reconocidos en materia de protección de datos:

    • • El derecho de ACCESO implica que la persona interesada podrá acceder a la información que la ULPGC dispone sobre sus datos personales. Este derecho implica a la persona interesada poder conocer los fines del tratamiento de sus datos personales, las categorías de datos tratados, a qué destinatarios se comunican, el plazo previsto de conservación, si se aplican o no decisiones automatizadas a sus datos personales, y se realizan sobre las mismas transferencias internacionales. Asimismo, también tendrá derecho la persona interesada a obtener del responsable del tratamiento una copia de sus datos personales objeto de tratamiento.

      • El derecho de RECTIFICACIÓN, en virtud del cual podrá la persona interesada solicitar al responsable del tratamiento la rectificación de los datos personales por motivo de su inexactitud o por estar incompletos.

      • El derecho de SUPRESIÓN, mediante el cual podrá la persona interesada solicitar al responsable del tratamiento que se proceda a la supresión, sin dilaciones indebidas, de los datos personales que le conciernen.

      • El derecho de LIMITACIÓN DEL TRATAMIENTO, que implica que la persona interesada podrá solicitar al responsable que se limite el tratamiento de los datos conforme a las previsiones legales.

      • El derecho a la OPOSICIÓN, mediante el cual la persona titular de los datos personales podrá manifestar su oposición al tratamiento de los mismos por parte del responsable del tratamiento, cuando éste se realice teniendo como base el cumplimiento de una misión realizada en interés público o en el ejercicio de poderes públicos o en la satisfacción de intereses legítimos perseguidos por el responsable del tratamiento o por un tercero, incluida la elaboración de perfiles.

      • El derecho de PORTABILIDAD, por el cual se faculta a la persona titular de los datos personales a solicitar al responsable del tratamiento la entrega en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, de los datos personales que se disponga para poder disponer de ellos o para transmitírselos a otro responsable de tratamiento.

      • El derecho a no ser sometido a DECISIONES INDIVIDUALES AUTOMATIZADAS, cuyo ejercicio implica que la persona interesada podrá exigir al responsable del tratamiento que no sea objeto de una decisión basada únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos, incluida la elaboración de perfiles, que produzca efectos jurídicos en él o le afecte significativamente.

    Para ejercer los derechos, se deberá enviar un escrito en el que indique el derecho que desea ejercitar y acompañar documento acreditativo de su identidad y dirección postal o electrónica a efectos de notificación. Esta solicitud puede realizarla en la dirección postal o en el correo-e que aparecen en el apartado responsable del tratamiento. También podrá realizarla por la Sede Electrónica o registro de la ULPGC.

    La ULPGC contestará la solicitud del ejercicio de derechos en el plazo de un mes a partir de la recepción de la misma. Dicho plazo podrá prorrogarse dos meses en caso necesario, teniendo en cuenta la complejidad y el número de solicitudes. La ULPGC informará de cualquier prórroga en el plazo de un mes a partir de la recepción de la solicitud indicando los motivos de la dilación.

    Si considera que no hemos tratado sus datos personales de acuerdo con la normativa vigente, puede contactar directamente con el Delegado de Protección de Datos (DPD) en la dirección dpd@ulpgc.es, quien estará encantado de atenderle.

    No obstante, tiene derecho a reclamar ante la Autoridad de Control competente (Agencia Española de Protección de Datos) cuando considere vulnerados sus derechos.

12. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES SUMINISTRADOS EN EL PROCESO DE MATRÍCULA: INTERMEDIACIÓN DE DATOS ENTRE DISTINTAS ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

    En la política de hacer más sencilla la relación del ciudadano con las administraciones públicas, la  Ley 39/2015  , de 2 de octubre, de Procedimiento Administrativo Común establece, en su artículo  28.2, el derecho del ciudadano a no aportar los datos y documentos que obren en poder de otras administraciones, las cuales utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información siempre que, en el caso de datos de carácter personal, se cuente con el consentimiento de los interesados.

    En el caso de consultas amparadas en alguna competencia de esas administraciones, no es necesario recabar el consentimiento, siempre que se habilite un procedimiento de oposición a dicha consulta.

    Por tanto, esta Universidad de Las Palmas de Gran Canaria, realizará consultas necesarias para todos los trámites administrativos y académicos de las personas que en ella se matriculen y la ejecución del derecho a exenciones y bonificaciones sobre los precios públicos.

    Los datos consultados a otras administraciones públicas serán los siguientes, pudiendo la persona interesada interponer su oposición mediante el procedimiento contenido en la Sede Electrónica de la ULPGC denominado “Protección de datos: Ejercicio de los Derechos de Rectificación, Supresión, Limitación, Portabilidad u Oposición en relación con Datos de Carácter Personal”

    DNI/NIE

    Por el derecho que asiste a todas las administraciones públicas para la comprobación de la identidad de la persona interesada, a fin de que todas las actuaciones que se realizan en el ámbito de las mismas se hacen a nombre de la persona titular del documento.

    Datos devueltos por la consulta: si el DNI/NIE consignado en la automatrícula corresponde a los datos de nombre y apellidos introducidos; fecha de caducidad del documento; nombres de los progenitores que constan en el reverso del documento.

    FAMILIA NUMEROSA

    A las  personas que manifiestan su pertenencia a familia numerosa para la ejecución del derecho a la bonificación del 50% o 100% de precios públicos, en virtud de lo contenido en el Decreto vigente por el que se fijan y regulan los precios públicos por la prestación de servicios académicos y administrativos de las universidades públicas de Canarias, se realizará consulta a las administraciones pertinentes de las Comunidades Autónomas responsables de la emisión de los títulos de familia numerosa.

    Datos devueltos por la consulta: tipo de familia numerosa, fecha de caducidad del carnet, comunidad autónoma.

    NÚMERO DE SEGURIDAD SOCIAL

    En la disposición adicional quincuagésima segunda del Real Decreto-ley 2/2023, de 16 de marzo, de medidas urgentes para la ampliación de derechos de los pensionistas, la reducción de la brecha de género y el establecimiento de un nuevo marco de sostenibilidad del sistema público de pensiones, se regula la inclusión en el sistema de Seguridad Social de alumnos que realicen prácticas formativas o prácticas académicas externas incluidas en programas de formación.

    Por tanto, y como quiera que la totalidad de los planes de estudios impartidos en la ULPGC contempla la realización de prácticas externas, se realizará la consulta del número de Seguridad Social a estos efectos. Todo el alumnado de la ULPGC deberá, si no lo tiene, obtener su número de la Seguridad Social como titular (NUSS) antes de la realización de las prácticas.

    Datos devueltos por la consulta: NUSS

    CERTIFICADO DE DELITOS DE NATURALEZA SEXUAL

    El Registro Central de Delincuentes Sexuales y Trata de Seres Humanos es el órgano encargado de emitir el certificado de antecedentes penales específico sobre delitos sexuales, obligatorio para cualquier persona que trabaje o pretenda trabajar o realizar cualquier tipo de actividad que conlleve contacto habitual con menores. Estos certificados son obligatorios para dichas personas de acuerdo con la Ley Orgánica 1/1996, de 15 de enero, de Protección Jurídica del Menor, modificada por Ley 26/2015, de 28 de julio de Protección a la Infancia, y por la Ley 45/2015, de 14 de octubre, de Voluntariado.

    Por tanto, y para aquellas titulaciones cuyas prácticas externas suponen contacto con menores, se realizará la consulta al Registro Central de Delincuentes Sexuales.

    Datos devueltos por la consulta: no constar antecedentes por delitos sexuales.