Gestión económica de la Administración del Edificio de Humanidades: Gestión del gasto

Introducción

Como se explicó en la presentación, la gestión económica se centra en la gestión de los presupuestos de gasto de los que anualmente disponen el edificio y las Facultades de Filología, de Geografía e Historia y de Traducción e Interpretación. Como paso inicial, interviene en la elaboración de los anteproyectos de presupuesto para cada ejercicio económico que suele iniciarse en el mes de octubre, concluyendo esta etapa aproximadamente a finales de noviembre. En dicho proceso se deciden las necesidades a cubrir con las partidas presupuestarias de las que se disponga, según las preferencias establecidas por los responsables de las unidades de gasto, que se concretan en los anteproyectos de los presupuestos. A continuación se les da traslado al Vicerrectorado de Planificación Económica y Relaciones Institucionales, donde continúa su trámite hasta su aprobación definitiva dentro del presupuesto de la Universidad de Las Palmas de Gran Canaria.

Una vez aprobados los presupuestos de la Universidad, se lleva a cabo la gestión de los gastos con cargo a los mismos y se realiza un control contable por capítulos presupuestarios de cada uno de los presupuestos de las tres facultades, así como del edificio. Añadiéndose a partir del año 2002 los presupuestos individualizados de las aulas de informática, a los que se les dará igual tratamiento.

Durante la ejecución de los presupuestos, a pesar de que han sido elaborados siguiendo las prioridades establecidas por los órganos responsables de las UGAs (unidades de gasto), se producen gastos extraordinarios que obligan a realizar transferencias de crédito entre conceptos y/o capítulos presupuestarios de un mismo presupuesto, o, si se acuerdan adquisiciones conjuntas, transferencias de crédito de unos presupuestos a otros.

Igualmente, durante la vida del presupuesto , si se produjeran ¿generaciones e incorporaciones de crédito¿ correspondientes a subvenciones y ayudas no previstas en el presupuesto inicial, habitualmente procedentes de otros organismos oficiales, esta área se encargaría de la gestión y justificación de los gastos a los que se destinan dichas subvenciones.

En cuanto a la propia ejecución de los presupuestos, se presentan las siguientes situaciones:

- Gestión de los gastos propios de cada uno de los presupuestos.

- Gestión de los gastos conjuntos entre las facultades y/o edificio.

- Gestión de los gastos conjuntos entre las facultades y los servicios generales y/o centrales.

- Gestión de los gastos correspondientes a adquisiciones de los servicios generales y/o centrales sin participación económica de los presupuestos que se gestionan en esta Administración, pero destinados al Campus del Obelisco.

Cómo se ejecuta el gasto

a) Autorización del responsable de la UGA: Teniendo en cuenta que todo gasto podrá realizarse siempre que se cuente con la dotación presupuestaria adecuada y suficiente, todas las compras o prestaciones de servicio se han de realizar necesariamente a través del área económico-administrativa que, de acuerdo con la naturaleza del gasto, hará los trámites pertinentes para su adquisición, o para la realización de la prestación. A este respecto se recomienda a los profesores y alumnos que se dirijan previamente al Decano/a de su Facultad para recabar la oportuna autorización de su petición. Asimismo, se recomienda que dicha solicitud se haga por escrito, en el que conste el visto bueno del Decano/a, y de esta manera, el área se hará cargo de su petición, ya que no se gestionará ningún gasto sin la previa autorización del responsable del presupuesto.

b) Alta de terceros: La Unidad de Gestión Financiera cuenta con una base de datos en el sistema informático de la misma de todas las personas físicas o jurídicas que perciban o vayan a percibir contraprestación económica de la Universidad, de tal manera que para que cualquier proveedor, conferenciante, alumno, etc., ya sea persona física o jurídica que vaya a recibir algún pago de esta unidad, previamente ha de estar dado de alta en dicha base de datos, y para ello es indispensable: rellenar el impreso de ¿Alta / Modificación de terceros¿, que el banco certifique los datos bancarios en él especificados, que esté firmado por el interesado y que adjunte fotocopia del CIF y escritura de constitución o modificación de la empresa, si se trata de personas jurídicas, o del NIF si se trata de personas físicas. El área recogerá dicha documentación y la remitirá a la Unidad de Gestión Financiera para que procedan a dar de alta al interesado. Este trámite se hace por una sola vez, salvo en caso de modificaciones posteriores de los datos personales y/o bancarios.

c) Tramitación de la solicitud: Presentada la solicitud en el área con la autorización del responsable de la UGA, y una vez dado de alta como tercero, procederemos a atender dicha petición en función del tipo de gasto del que se trate:

- Si se trata de gastos corrientes en bienes y servicios (tales como arrendamientos, reparaciones, adquisición de material de oficina no inventariable, suministros, comunicaciones, transportes, seguros, trabajos realizados por otras empresas...) se contacta con las empresas pertinentes y se solicita la adquisición del material o la prestación del servicio. Una vez suministrado el material o realizada la prestación, se procede a tramitar el pago.

- Si se trata de reuniones, conferencias y cursos a realizar en la Universidad o fuera de ella, se requiere, en primer lugar, memoria explicativa de la actividad a desarrollar, en la cual se especificará la financiación que se solicita (pago de honorarios, gastos de desplazamiento, de alojamiento...). La misma servirá como solicitud, siempre y cuando cuente con el visto bueno del Decano. A partir de la memoria que se presenta por el organizador de la actividad (en caso de no estar dado de alta, presentar impreso de alta de tercero), se procede a elaborar la memoria económica de la misma para poder pagar los honorarios a los que se les aplicará una retención del 18% si es nacional o del 25% si es extranjero a efectos del I.R.P.F., la cual forma parte del expediente de gasto. En caso de que en la solicitud se haya autorizado el alojamiento y desplazamiento, se hará la reserva en la agencia de viajes con la que la Universidad trabaja habitualmente, en estas fechas la Caja Tours, S.A., a través del correspondiente ¿vale¿. El plazo para la presentación de toda la documentación anteriormente descrita será de un mes antes de la realización de la actividad.

- En el caso de las indemnizaciones por razón del servicio, esto es, desplazamientos del personal, que se encuentra regulado por el Decreto 251/1997, de 30 de septiembre (BOC de 22 de octubre), se utilizará el impreso de ¿orden de servicio¿ que hay que rellenar con carácter obligatorio, previamente a cualquier desplazamiento de trabajo fuera de la Universidad. En él se detallarán el motivo de la comisión, su duración y los medios de transporte a utilizar. Dicha orden de servicio deberá contar con el conforme del Decano y ha de ser presentada en esta área para recabar la autorización del Rector antes de la realización de la actividad. En cuanto al medio de locomoción, si el interesado lo prefiere, contactaremos con la agencia de viajes con la que trabaja la Universidad para adquirir el billete correspondiente al transporte (en barco, avión, tren o autobús) necesario para su desplazamiento, utilizando el ¿vale de reserva¿. A la vuelta de la comisión de servicios, el interesado deberá presentar, en el plazo de los 5 días siguientes a su finalización, todas aquellas facturas originales justificativas de los gastos de desplazamiento y alojamiento, así como las tapas del billete. Con la documentación presentada y la orden de servicios debidamente autorizada, procederá el área a liquidar el viaje, elaborando los documentos de ¿cuentadante¿ y ¿declarante¿, donde se especifica el importe a cobrar y el traslado realizado. Ambos serán firmados por el interesado para su posterior remisión a la Unidad de Gestión Financiera como un gasto más. En caso de haberle sido facilitado el billete de avión o barco, tendrá también que firmar el impreso de ¿renuncia¿ al cobro del mismo.

- Si se trata de subvenciones ¿A familias e instituciones sin fines de lucro¿ ya sean solicitadas por el profesorado, por el PAS o por los estudiantes, todas ellas requieren una solicitud por escrito, consistente en una memoria detallada de lo que se solicita, en la que se ha de reflejar una valoración económica concreta de su petición. Dicha solicitud se ha de presentar al Decano para que firme el visto bueno, haciéndola llegar al área. En caso de que el solicitante no figure en la base de datos de terceros de la Universidad ha de presentar el ¿Alta de terceros¿ y fotocopia del DNI. El plazo para ello es, como mínimo, de un mes de antelación. Una vez realizada la actividad, se presentarán, a más tardar, a los 5 días hábiles, las facturas originales justificativas de la ayuda para proceder a la tramitación del pago.

- Con carácter general todos los bienes que tengan un coste superior a 90,15 euros (15.000 ptas.) o una duración estimada superior a un año, se les da el tratamiento de ¿inversiones reales¿.

Si su importe no supera los 12.020,24 euros (2.000.000 ptas.), después de obtenida la autorización del Decano, la Administración solicitará a la empresa o empresas presupuesto del material que se requiere, se decide cuál es el más adecuado y se elabora una memoria económica en la que se describe el bien, su necesidad de adquisición, su precio, etc., y se tramita un expediente de autorización del gasto.

Si el importe supera los 12.020,24 euros, en su tramitación interviene la Unidad de Patrimonio y Contratación y se siguen los pasos establecidos por la Ley de Contratos de las Administraciones Públicas.

Todas las inversiones reales deben incluirse en el programa de activos fijos de la Universidad, esto es, han de ser inventariados y estar intensificados con la correspondiente etiqueta de inventario. Asimismo, cualquier cambio de ubicación o baja de un bien inventariado ha de ser comunicado a la Administración del Edificio utilizando el impreso de ¿incidencia de inventario¿.